Tugas Kuliah Sistem Informasi Manajemen

RENCANA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Latar Belakang Rencana Pengembangan Sistem Informasi

Sistem erat kaitannya dengan suatu pekerjaan yang dilakukan dengan komputer. Komputer telah dianggap sebagai suatu alat yang yang dapat menghasilkan informasi untuk keperluan pembuatan keputusan manajemen. Penggunaan komputer tersebut dapat memaksimalkan penggunaannya. Selain itu juga dapat meminimalkan jumlah waktu yang tidak berguna dan harus menjaga fungsinya supaya dapat mencapai efisiensi yang maksimal. Saat ini telah muncul dua area pemakaian komputer yang baru dan memiliki suatu cara penerapan yang berbeda. Salah satunya ditujukan untuk mempekerjakan komputer dan peralatan elektronik yang lain dengan tujuan untuk meningkatkan komunikasi adalah otomatisasi kantor. Sistem digunakan dalam hubungannya dengan operasi bisnis dan ia mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan.

Sistem Informasi Manajemen disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi, manajemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang baik adalah yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Ada yang mengartikan sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Pihak yang menggunakan informasi salah satunya adalah manajer. Manajer melakukan fungsinya sesuai dengan tingkatannya. Tingkat manajemen terbagi menjadi 3 yaitu tingkat manajemen atas, tingkat manajemen menengah, dan tingkat manajemen bawah. Kemudian untuk area fungsional perusahaan adalah marketing, manufaktur, dan keuangan.

Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Kegiatan Manajemen dibedakan menjadi :

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dan mengalokasi sumber daya.
Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat akan mempengaruhi perusahaan untuk selalu mengembangkan sistem informasinya. Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yanglama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan atas ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem :

1. Keluhan pelanggan

2. Pengiriman barang yang sering tertunda

3. Pembayaran gaji yang terlambat

4. Laporan yang tidak tepat waktu

5. Isi laporan yang sering salah

6. Tanggung jawab yang tidak jelas

7. Waktu kerja yang berlebihan

8. Ketidakberesan kas

9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah

10. Banyaknya pekerja yang menganggur

11. Kegiatan yang tumpang tindih

12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan

13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar

14. Persediaan barang yang terlalu tinggi

15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien

16. Biaya operasi yang tinggi

17. File-file yang kurang teratur

18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran

19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan

20. Investasi yang tidak efisien

21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat

22. Kapasitas produksi yang menganggur

23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

24. dsb

2. Tujuan Pengembangan Sistem

Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :

a. Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.

Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu

Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.

b. Kualitas informasi yang disajikan

c. Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan

d. Kontrol (pengendalian)

e. Efisiensi

f. Pelayanan

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan

- Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

Sebagai contoh perusahan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia alat komunikasi. Untuk dapat bersaing di pasar, selain perusahaan harus dapat meningkatkan kinerja, kualitas informasi perusahaan, pengendalian juga harus meningkatkan efisiensi dan keuntungan. Sehingga untuk mengatasi hal tersebut perusahaan ingin menerapkan Global Digital Logistic System (GDLS) untuk mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan, seperti yang telah diterapkan oleh PT.LG Electronic Indonesia.

3. Bagan Alir Pengembangan Sistem

4. Metode Pengembangan

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Keatas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah. Pendekatan yang dipilih adalah pendekatan terstruktur. Karena pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik – teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan.

Untuk mengembangkan system ini perusahan akan membuat portal yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat diakses oleh seluruh pegawai yang berada di seluruh Indonesia. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa e-mail yang didapatkan secara resmi dari perusahaan. Sehingga dengan log in menggunakan e-mail tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data-data perusahaan. Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja.

Dengan adanya system ini, seluruh pegawai dapat mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun cabang. Begitu pula, jika adanya terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berhak. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan.

Secara umum sistem ini berfungsi untuk :

· Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.

· Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.

· Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.

· Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.

· Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.

Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :

· Delivery
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman barang.

· Cost
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan), untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk me-manage pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas pengiriman tersebut.

· Stock
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang dan status persediaan barang.

· Return
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan rusak/cacat.

Komponen yang dibutuhkan untuk menjalankan system informasi manajemen tersebut :

· Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional, yaitu seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya.

b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

c. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi.

d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

e. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

· Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik, yaitu keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

5. Kesimpulan

Dengan adanya system GDLS ini, seluruh pegawai perusahaan dapat mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan. Sehingga diharapkan perusahaan dapat bersaing di pasar.